| Ｑ．テレビ電話方式による電子定款等の認証は、どのように便利になったか？ Ａ．テレビ電話方式による電子定款等の認証は、平成３１年３月２９日から始まった制度だが、これまでは発起人等が定款または委任状に電子署名することが要件になっており、発起人等が電子署名できない場合にはテレビ電話方式による電子定款等の認証ができなかった。 令和２年５月１１日からは、発起人等が電子署名できない場合でも、電子署名ができる定款作成代理人（司法書士等）に紙の委任状で定款作成を委任すれば、テレビ電話方式による電子定款等の認証ができることになった。 ⇒発起人、設立時社員等の実印の押捺された紙の委任状と、当該委任者の印鑑証明書を郵送する方法 となる |
| Ｑ．どのような場合にテレビ電話方式による電子定款等の認証ができるか？どのような文書が対象となるか？ Ａ．１．電子定款の認証を例にすると、テレビ電話方式による認証を利用できるのは次のいずれかの場合 ①発起人等が定款に電子署名し、自らがオンラインで認証申請する場合 ②発起人等が代理人に定款作成を委任し、定款作成代理人が定款に電子署名してオンラインで認証申請する場合 ※②の方法による場合、発起人等が代理人に定款作成を委任する方式は、「電磁的記録である委任状に電子署名する方式」か「紙の委任状に印鑑登録証明書の印を押捺する方式」のいずれかとなる。なお、「電磁的記録である委任状に電子署名する方式」の場合、委任状と電子定款を別にした２通の電子文書をオンライン申請することとなる。 ２．認証を受ける文書は電子文書に限られる。電子文書であれば、私署証書であると定款であるとを問わない。 |
| Ｑ．テレビ電話方式で認証をうけるまでの手順は？ Ａ．電子定款の認証を例にすると、次のような準備が必要となります。 １：オンライン申請する発起人等または定款作成代理人（以下「嘱託人」という）がテレビ電話を利用できるインターネット環境、PCやスマホが必要。 PCの場合はGOOGLE CHROME プラウザを、スマホの場合はFACEHUB アプリをインストールしておくこと ２：事前に公証役場に対し、テレビ電話方式による認証を希望している旨を申し出た上、認証を受けたい定款の案と実質的支配者となるべき者の申告書をメール、FAXその他の方法で送り、定款の内容等の適法性その他の事前調査を受ける。発起人等が定款作成代理人に紙の委任状で定款作成を委任している場合には、その委任状と印鑑証明書を公証役場に郵送する。なお、郵送料は嘱託人負担となるため、同一情報の提供の書面、申告受理及び認証証明書、原本還付手続をした印鑑証明書等の全部または一部の郵送を必要とする場合は、返送用のレターパック（返送先の宛名を記載）を同封すること。 ３：２の手続き後、定款認証が可能な状態になった場合には、嘱託人が公証人にテレビ電話方式による認証を希望する日時を予約する。 ４：３の予約申込に対し、公証人が予約日時を決定してその旨の連絡をするとともにテレビ電話のURLを嘱託人に送る。 ５：嘱託人は予約当日までに、認証を受ける電子定款をオンライン申請すること。 |
| Ｑ．テレビ電話の際はどのような手続きが行われるか？ Ａ．嘱託人が予約日時にPCまたはスマホを利用して、公証人から送られていたURLにアクセスすると公証人が起動中のテレビ電話とつながる。 テレビ電話がつながることで嘱託人と公証人が音声と映像による会話が可能となり、嘱託人が電子署名した電子定款に相違ないか等の確認がされる。また、嘱託人の人違いでないことの確認のため、運転免許証・マイナンバーカード・住基カード・旅券/在留カード等をテレビ画面に提示する。 |
| Ｑ．手数料の支払いはどうするか？ Ａ．ネットバンキングを利用し、嘱託人が手数料を振り込んだことを確認後に認証することが多いだろうが、他の方法は公証人と相談。 |
| Ｑ．同一の情報の提供の書面が必要なときはどうするか？ Ａ．請求書を事前に郵送し、認証後、返送用のレターパックで返送くれる。受領を公証役場に出向いてすることも可能。 |